IKT kolm sammast

Tehnoloogiliste ja tehniliste saavutuste edukaks rakendamiseks peavad olema täidetud mitmed tingimused. Näiteks tehnikasaavutuse — autoga - sõitmise puhul on mõistlik omada juhiluba, käi läbi tanklast ning varuda kohalejõudmiseks piisavalt aega.

Esimene, juhiloa omamine, on kasutajale seatud tingimus, mis näitab tema valmisolekut autoga sõitmise protsessis osaleda ja seda juhtida. Juhiluba kinnitab, et kasutaja omab (vähemalt teoreetiliseltki) kompetentsi teda ootava ülesandega, antud juhul siis autojuhtimisega, toimetulemiseks. Teised kaks eeldust (tankimine ja ajavaru) ei ole küll otseselt konkreetse kasutajaga seotud, pigem on need antud tegevuseks hädavajalikud muud ressursid.

On selge, et näites toodud kõik kolm on tegevuse jaoks määrava tähtsusega. Ilma juhita auto ei liigu, ebakompetentne uljas roolikeeraja on ümbritsevatele kaasliiklejatele suureks ohuks. Tankimata autoga jääb aga ükskõik kui kogenud sõitja varem või hiljem hädapeatuma ning piisav ajavaru välistab vajaduse asjatult kihutada.

Ka infotehnoloogia kasutuselevõtmine on seotud mitmete oluliste tingimustega. Siingi on tegemist kasutajate ja mitmesuguste ressursside haldamisega olemasolevat infrastruktuuri ära kasutades. Neid kõiki võib jagada kolme suurde rühma:

• Kasutajad, kes tarbivad meie poolt välja töötatud teenuseid
• Teenused, mis on kasutajaid silmas pidades välja töötatud
• Infrastruktuur, mis on vajalik teenuste töös hoidmiseks ja kättesaadavaks tegemiseks.

Kasutajad

Mistahes projektide käivitamisel räägitakse alati sellest, kui kasulik üks või teine loodav lahendus on ning kuidas see tööd lihtsamaks muudab ja aega kokku hoiab. Kasutajad ongi just need, kelle tööd lihtsustatakse ja ajakulu vähendatakse. Ilmselt tuleks siis ka IKT lahenduste loomisel arvestada just nendesamade kasutajatega, vajaduste ja soovidega.

Sisuliselt ongi just kasutajad need, kes määravad, kui edukaks ja populaarseks loodud lahendus või teenus kujuneb.

Sõltuvalt teenuse iseloomust võib ka kasutajaid olla erinevaid:

• Ettevõtte töötajad, kelle suunamine teenuse kasutamisele on kõige lihtsam. Tööandjal on võimalik olemasolevaid tööprotsesse administratiivselt ümber kujundada nii, et tagatud oleks maksimaalne loodud teenuse rakendamine ettevõttes. Samuti on ettevõtte siseselt võimalik kergemini juurutada teenuse kasutamiseks vajalikku tarkvara, teostada selle paigaldust, läbi viia koolitusi jpm.
• Ettevõttega seotud partnerid (piiratud avalikkus), keda on samuti võimalik mõistlikuse piirides IKT lahendust kasutama suunata, kui see muudab suhtlemise ettevõttega lihtsamaks või annab partnerile muud lisaväärtust. Näiteks mitmesugused iseteenindusbürood, veebipoodide sooduskampaaniad püsiklientidele jne. Partnerit on ilmselt palju raskem aktiivseks kasutajaks meelitada juhul, kui teenus kasutab eritarkvara või nõuab spetsiaalväljaõpet.
• Avalikkus. Kogu ülejäänud universum, kelle suunamine teenust osutava ettevõtte poolt või neile kitsenduste ja neile kasutamistingimuste seadmine ilmselt vilja ei kanna. Asjata pole näiteks Google'i rakendused ja Bloggeri blogimootor nii populaarsed, sest nende kasutuselevõtt pole mingi raketiteadus ning oma tööks pole vaja eelnevalt sadu megabaite tarkvara arvutisse laadida.

Teenused

Konkreetsed IKT lahendused, mis on loodud kasutajate vajadusi silmas pidades. Sageli kipub eelmine lause olema vaid kõlav promosissejuhatus mõne ettevõtte veebisaidil. Ilmselgelt lihtsa ja populistliku lause taga peitub ammune mõte teenusest kui kasutaja elu hõlbustavast vahendist.

IKT teenus on välja töötatud kasutaja jaoks, teenus peab andma lisaväärtust kasutajale, mitte teda ahastusse ajama oma liigse komplitseerituse või tarbijavaenuliku kasutajaliidesega.

Hiljaaegu rääkis ühel koolitusel just üks osavõtja, kuidas nende ettevõttes on positiivse näitena välja töötatud mitmed erinevad infosüsteemid [siinkohal nimetas ta mitmeid kõlava nimega protsessi- ja ajajuhtimisssüteeme]. Kui siis koolitaja küsis, et milline siis see negatiivne näide olla võiks, vastas koolitatav, et kahjuks kasutatakse neid vähe ning inimesed eelistavad endiselt paberkandjal asju ajada.

Teenus peab organisatsiooni protsessidega kui mitte ideaalselt kokku sobima, siis nõudma vähemalt algstaadiumis tööprotsessides pisikeste muudatuste tegemist, mitte radikaalselt töötajate igapäevatoimingute muutumist. Kasutajd on oma harjumuste orjad ning lihtsam on vana viisi edasi toimetada ja infosüsteem nurka visata.

Infrastruktuur

Ilmselt vajavad kõik välja töötatud suurepärased ideed ka tehnilist baasi ja muid ressursse nende käigus hoidmiseks:

• Servereid, kus asub teenuse kasutamiseks vajalik info programmikoodina või andmebaasidena
• Tööjaamu, mida kasutajad vajavad teenuse tarbimiseks
• Võrku ja võrguseadmed, mis tagavad teenusele juurdepääsu

Kui ka kogu teenuse tööks vajalik platvorm sisse ostetakse, on tegemist ikkagi ressursikuluga, mis kajastub tõenäoliselt miinusmärgiga ettevõtte pangakontol. Lisaks peab olema loodud kasutajatele ligipääs teenusele. Tänapäeval tähendab see minimaalselt arvutit töökohal ja toimivat Internetiühendust koos vajalike võrguseadmetega.

Iseküsimus on muidgi, mis tasemel oleks mõistlik ressursse väljast sisse osta, hoides sellega kokku nii amortisatsiooni- kui ka hooldus- ja haldamiskulusid. Näiteks võib kasutatava süsteemi Microlinki rakendusmajutuse teenuse käigus nende hallata jätta. Samuti võib gaaskustutusega ja erinõuetega serveriruumi ning kiire Internetiühenduse ostmise asemel kasutada kas või Elisa housing-teenust ja oma server nende juurde hoiule jätta.¹

Lihtsad, aga olulised asjad

Tähtis on, et ükskõik millise kolme komponendi puudumine ei anna kindlasti soovitud lõpptulemust. Infrastruktuuri pole mõtet investeerida, kui seda ei kasutata. Kasutamise eelduseks on aga otsene vajadus, mis on loodud kasutajale olulisi teenuseid välja töötades ja kättesaadavaks tehes.

Arendustegevust planeerides tuleb ilmselt silmas pidada kõiki komponente, tagada infrastruktuuri tõrgeteta töö, luua täpselt selline teenus, millest ettevõtte igapäevatöös kõige rohkem kasu on ning hoolitseda selle eduka juurutamise eest kasutajate hulgas.

Asjad, mis tunduvad seda postitust lugedes tõenäoliselt lihtsad, kuid mis ununevad niipea kui ettevõttes IKT arenduseks läheb.